谁需要关心这些记录
只要你的业务是通过 corporation 运营，这些记录就不仅关系到 owner，也关系到 director、finance lead、bookkeeper 和外部 accountant。
- corporate books 关系到公司法层面的合规和 shareholder access。
- accounting records 关系到报税、复核和之后的 transaction support。
- 存放方式会影响这些记录是否被视为保存在加拿大境内。
corporation records
加拿大公司年末、复核和交接时，corporate records 应该怎么留
公司的记录负担远不只是 expense receipt。你需要把 CBCA corporate books、accounting records 和 CRA retention rules 一起考虑，后面公司被问到时才拿得出来。
基于官方来源整理，最近核对日期：2026-04-23
实务要点
把以后还要解释的记录留成现在就能看懂的样子
每一段都聚焦一个最常见的留存问题，帮助你把收据、付款证明和上下文放回同一条记录里。
具体要留什么
ISED 的 corporate-records 要求和 CRA 的留存规则彼此重叠，但并不完全相同。公司既要留 legal corporate book，也要留背后的 tax / accounting 支持材料。
- articles、by-laws、unanimous shareholder agreement，以及已 filed 的 notices。
- minutes、resolutions、share register、securities register，以及在适用时的 ISC register。
- 支持公司 tax 和 reporting 立场的 accounting records 与 financial statements。
这些记录应该放在哪里
Corporations Canada 说，某些 corporate records 必须保存在 registered office，或 directors 设定的加拿大境内其他地点。CRA 也单独规定，records 原则上应保存在加拿大，除非获得书面许可。
- corporate records 应保存在 registered office，或 directors 指定的加拿大境内其他地点。
- 对 CRA 来说，把记录放在加拿大境外服务器、只是从加拿大电子访问，不算“保存在加拿大”。
- 即便 CRA 允许另存，要求查看时仍需在加拿大境内可供提供和复核。
这些记录通常要留多久
CRA 的一般规则是：从这些记录相关最后一个 tax year 结束后起，通常保留六年。但某些长期历史记录要留得更久。
- required records 和 supporting documents 通常从相关最后一个 tax year 结束后起保留六年。
- 如果是 share registry 或会影响 sale、liquidation、wind-up 的 property history，则要无限期保留。
- 如果 CRA 单独要求更长的 retention period，也要按更长时限执行。
最常见的错误
公司记录最常见的问题，是把 legal records、accounting records 和云端存放决策分开处理，但它们实际上会一起影响同一条 review trail。
- 误以为把记录放在境外服务器上，只要能访问就算“保存在加拿大”。
- 只在线保存 filed notice，却没有把原始签字 notice 放回 corporate records 里。
- 把 minute book 和报税需要的 accounting records 完全割裂开来。
官方参考
本指南参考的加拿大官方来源
这些页面共同解释了加拿大 corporation 最关键的三件事：corporate obligation、CRA retention 规则，以及记录应如何存放。
常见问题
围绕这类收据最常见的追问
公司记录最容易出问题的地方，通常就是 legal books、accounting support 和 storage rules 对不上的地方。
公司真的需要 minute book 吗？
很多 corporation 会把 required corporate records 集中保存在 minute book 里。这是把 legal records 放在同一处进行管理的常见做法。
公司一定要把 financial statements 交给 Corporations Canada 吗？
不一定。大多数 corporation 不需要向 Corporations Canada 提交，但仍然必须准备 financial statements，并在适用时向 shareholder 提供。
这些记录可以放在加拿大境外服务器上吗？
CRA 说得很明确：记录如果保存在加拿大境外、只是从加拿大电子访问，并不被视为“保存在加拿大”，除非有书面许可。