誰需要關心這些記錄
只要你的業務是通過公司運營，這些記錄就不僅關係到所有者，也關係到董事、財務負責人、記帳員和外部會計。
- 公司記錄簿關係到公司法層面的合規和股東查閱權。
- 會計記錄關係到報稅、複核和之後的交易佐證。
- 存放方式會影響這些記錄是否被視為保存在加拿大境內。
corporation records
加拿大公司年末、複核和交接時，公司記錄應該怎麼留
公司的記錄負擔遠不只是費用收據。你需要把 CBCA 規定的公司記錄簿、會計記錄和 CRA 的保存規則一起考慮，後面公司被問到時才拿得出來。
基於官方來源整理，最近核對日期：2026-04-23
實務要點
把以後還要解釋的記錄留成現在就能看懂的樣子
每一段都聚焦一個最常見的留存問題，幫助你把收據、付款證明和上下文放回同一條記錄裡。
具體要留什麼
ISED 的公司記錄要求和 CRA 的留存規則彼此重疊，但並不完全相同。公司既要留法定公司記錄簿，也要留背後的稅務和會計佐證資料。
- 公司章程、內部細則、一致股東協議，以及已提交的通知。
- 會議記錄、決議、股份登記冊、證券登記冊，以及在適用時的重大控制人登記冊。
- 佐證公司稅務和申報立場的會計記錄與財務報表。
這些記錄應該放在哪裡
加拿大聯邦公司註冊局說，某些公司記錄必須保存在註冊辦公地址，或董事設定的加拿大境內其他地點。CRA 也單獨規定，記錄原則上應保存在加拿大，除非獲得書面許可。
- 公司記錄應保存在註冊辦公地址，或董事指定的加拿大境內其他地點。
- 對 CRA 來說，把記錄放在加拿大境外伺服器、只是從加拿大電子存取，不算「保存在加拿大」。
- 即便 CRA 允許另存，要求檢視時仍需在加拿大境內可供提供和複核。
這些記錄通常要留多久
CRA 的一般規則是：從這些記錄相關最後一個納稅年度結束後起，通常保留六年。但某些長期歷史記錄要留得更久。
- 必須保存的記錄和佐證文件通常從相關最後一個納稅年度結束後起保留六年。
- 如果是股東名冊，或會影響出售、清算、解散的財產歷史，則要無限期保留。
- 如果 CRA 單獨要求更長的保存期限，也要按更長時限執行。
最常見的錯誤
公司記錄最常見的問題，是把法律記錄、會計記錄和雲端存放決策分開處理，但它們實際上會一起影響同一條複核線索。
- 誤以為把記錄放在境外伺服器上，只要能存取就算「保存在加拿大」。
- 只在線保存已提交的通知，卻沒有把原始簽字的通知放回公司記錄裡。
- 把公司記錄簿和報稅需要的會計記錄完全割裂開來。
官方參考
本指南參考的加拿大官方來源
這些頁面共同解釋了加拿大公司最關鍵的三件事：公司義務、CRA 保存規則，以及記錄應如何存放。
常見問題
圍繞這類收據最常見的追問
公司記錄最容易出問題的地方，通常就是法定記錄簿、會計佐證資料和存放規則對不上的地方。
公司真的需要公司記錄簿嗎？
很多公司會把必須保存的公司記錄集中放在公司記錄簿裡。這是把法律記錄放在同一處進行管理的常見做法。
公司一定要把財務報表交給加拿大聯邦公司註冊局嗎？
不一定。大多數公司不需要向加拿大聯邦公司註冊局提交，但仍然必須準備財務報表，並在適用時向股東提供。
這些記錄可以放在加拿大境外伺服器上嗎？
CRA 說得很明確：記錄如果保存在加拿大境外、只是從加拿大電子存取，並不被視為「保存在加拿大」，除非有書面許可。